Skip to main content

Działy IT mają wiele problemów, zwłaszcza z obsługą księgowości w dużych firmach, gdzie może być wiele faktur do przetwarzania. Efektywność operacyjna oraz dokładność danych finansowych zależy od optymalizacji i automatyzacji procesów księgowania faktur. Technologia OCR (Optical Character Recognition) jest jednym z narzędzi, które rewolucjonizuje sposób przetwarzania dokumentów księgowych. Można ją w pełni wykorzystać, integrując ją z systemami automatyzacji opartymi na podejściu bez kodu. Niniejszy artykuł omówi, w jaki sposób systemy OCR mogą pomóc dużym firmom w księgowaniu oraz w jaki sposób automatyzacja bez kodu otwiera nowe możliwości szybkiego i dokładnego księgowania faktur.
Wyzwania dla działu IT w obsłudze księgowości dużych firm

Duże firmy generują tysiące faktur miesięcznie, co stanowi wyzwanie nie tylko dla działów księgowych, ale również dla zespołów IT, które muszą zapewnić odpowiednią infrastrukturę technologiczną. Wyzwania te obejmują:

Zarządzanie dużą ilością danych: Przechowywanie, indeksowanie i przetwarzanie ogromnych wolumenów danych wymaga skutecznych i skalowalnych rozwiązań.
Przyspieszenie procesów księgowych: Redukcja czasu potrzebnego na wprowadzanie danych z faktur do systemów księgowych jest kluczowa dla terminowości rozliczeń.
Zapewnienie dokładności danych: Błędy w przetwarzaniu faktur mogą prowadzić do poważnych rozbieżności finansowych.
Integracja różnych systemów: Zapewnienie płynnej komunikacji między systemami OCR, ERP i innymi narzędziami księgowymi.

Rola systemów OCR w przetwarzaniu faktur

Technologia OCR umożliwia automatyczne rozpoznawanie tekstu z obrazów dokumentów, takich jak zeskanowane faktury. Implementacja systemów OCR w procesach księgowych pozwala na:

Automatyczne ekstrahowanie danych: System OCR identyfikuje i przekształca dane z faktur (np. numer faktury, daty, kwoty, dane dostawcy) do formy cyfrowej.
Zmniejszenie potrzeby ręcznego wprowadzania danych: Automatyzacja tego procesu znacząco redukuje czas potrzebny na księgowanie faktur oraz minimalizuje ryzyko błędów.
Szybsze przetwarzanie faktur: Skrócenie czasu od otrzymania faktury do jej zaksięgowania poprawia płynność finansową i umożliwia terminowe rozliczenia.

Automatyzacja no-code jako narzędzie integracji

Automatyzacja no-code umożliwia tworzenie aplikacji i procesów automatyzacyjnych bez konieczności pisania kodu programistycznego. W kontekście księgowości i systemów OCR, podejście no-code oferuje:

Łatwą integrację systemów: Platformy no-code mogą służyć jako „most” łączący systemy OCR z innymi aplikacjami księgowymi i ERP, zapewniając płynny przepływ danych.
Elastyczność w dostosowywaniu procesów: Dzięki narzędziom no-code, firmy mogą szybko dostosować procesy przetwarzania faktur do zmieniających się wymagań biznesowych czy regulacji prawnych.
Automatyzację workflowów księgowych: Możliwość tworzenia zautomatyzowanych ścieżek przepływu pracy, które mogą obejmować weryfikację, zatwierdzanie oraz księgowanie faktur.

Praktyczne zastosowanie połączenia OCR i automatyzacji no-code

Załóżmy, że firma chce automatycznie przetwarzać i księgować faktury od dostawców. Proces ten może zostać zautomatyzowany poprzez:

Skonfigurowanie systemu OCR: Do skanowania faktur i ekstrakcji z nich kluczowych danych.
Użycie platformy no-code: Do stworzenia aplikacji, która przyjmuje dane z OCR, przeprowadza wstępną weryfikację i klasyfikuje faktury według określonych kryteriów.
Integrację z systemami księgowymi: Automatyczne przesyłanie przetworzonych danych do systemu ERP lub księgowego, gdzie faktury są dalej przetwarzane.

Aby sprostać wyzwaniom działów IT w obsłudze księgowości dużych firm, konieczne są współczesne rozwiązania technologiczne. Nowe możliwości dla automatyzacji procesów księgowych wynikają z połączenia możliwości systemów OCR z elastycznością i skalowalnością oferowaną przez platformy bez kodu. Takie podejście nie tylko przyspiesza i usprawnia księgowanie faktur, ale również zwiększa dokładność danych i zmniejsza koszty operacyjne. W rezultacie automatyzacja procesów przetwarzania faktur bez kodu może być istotnym krokiem w cyfryzacji i modernizacji działalności księgowej dużych firm.